Pligt til tidsregistrering
En ny ændring af arbejdstidsloven pålægger som udgangspunkt alle arbejdsgivere at indføre et tidsregistreringssystem, der gør det muligt for den enkelte medarbejder at registrere sin daglige arbejdstid. Systemet skal være objektivt, pålideligt og tilgængeligt og kunne angive, på hvilke tidspunkter arbejdet udføres for at dokumentere overholdelse af hviletidsreglerne og EU’s arbejdstidsrammer.
Der er metodefrihed – fra enkle digitale løsninger til mere avancerede systemer – men registreringen skal give et retvisende grundlag for at kontrollere daglig og ugentlig hvile samt den gennemsnitlige maksimumsarbejdstid på 48 timer over en referenceperiode. Kravet gælder også i fleksible arbejdsmønstre og ved kørsel eller kundebesøg, hvor processer bør tilpasses, så registrering kan ske uden unødigt besvær.
Undtagelser og kollektiv fravigelse
To snævert afgrænsede grupper kan undtages: medarbejdere, hvis arbejdstid ikke kan fastlægges på forhånd på grund af arbejdets karakter, og medarbejdere, der selv kan tilrettelægge arbejdstiden og træffe selvstændige beslutninger eller varetager ledelsesfunktioner. Vurderingen er konkret og skal fortolkes restriktivt.
I praksis kan det omfatte visse øverste ledere, forskere, eksperter, erfarne revisorer eller akademikere med væsentlig autonomi. Herudover kan overenskomster i afgrænsede tilfælde fravige kravene for bestemte medarbejdergrupper, når særlige betingelser er opfyldt, uden at tilsidesætte det beskyttelsesniveau, der følger af EU-retten.
GDPR og implementering
Tidsregistrering indebærer behandling af personoplysninger og skal ske i overensstemmelse med GDPR. Arbejdsgiveren skal sikre lovligt behandlingsgrundlag, gennemsigtig information, dataminimering og passende tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger. Medarbejdere skal have adgang til egne data, og oplysningerne skal som udgangspunkt opbevares i fem år efter udløbet af hver referenceperiode. Bruges en ekstern udbyder, skal der indgås databehandleraftale og overvejes konsekvensanalyse ved mere indgribende monitorering.
Implementeringen kræver klare interne retningslinjer, uddannelse og dialog for at afbalancere dokumentationskrav med hensynet til privatliv og arbejdskultur. Virksomheder bør vælge en brugervenlig løsning, der understøtter compliance uden at skabe unødig administrativ byrde, og løbende følge op på dataopbevaring, adgangsrettigheder og kontrolforanstaltninger.
