Folketinget har vedtaget nye regler om registrering af arbejdstid, der træder i kraft 1. juli 2024. Arbejdsgivere skal indføre et tidsregistreringssystem for lønmodtagere med henblik på at sikre overholdelse af reglerne om hviletid og maksimal arbejdstid i overensstemmelse med EU-retten. Samtidig åbnes for en afgrænset mulighed for at fravige 48-timersreglen gennem kollektive aftaler med individuel tilslutning.
Krav til tidsregistrering
Arbejdsgivere skal etablere et system, der er objektivt, pålideligt og tilgængeligt, så den enkelte medarbejder kan måle sin daglige arbejdstid. Oplysningerne skal som udgangspunkt opbevares i fem år efter udløbet af den referenceperiode, som danner grundlag for beregningen af den gennemsnitlige ugentlige arbejdstid.
Der er metodefrihed i implementeringen. Beskæftigelsesministeren har præciseret, at registrering kan ske alene på dage, hvor den faktiske arbejdstid afviger fra den aftalte eller skemalagte tid. Det er desuden tilstrækkeligt at registrere den samlede daglige arbejdstid; tidspunkt for dagens start og slut behøver ikke fremgå.
Undtagelser for selvtilrettelæggere
Visse lønmodtagere kan undtages fra både kravet om tidsregistrering og reglerne om maksimal arbejdstid, hvis arbejdet på grund af dets karakter ikke kan måles eller fastsættes på forhånd, eller hvis medarbejderen selv tilrettelægger arbejdstiden og har væsentlig beslutningskompetence eller ledelsesfunktioner.
Undtagelsen beror på en konkret vurdering og skal fremgå af ansættelseskontrakten. Arbejdsgivere bør kunne dokumentere grundlaget for undtagelsen, da fejlagtig kategorisering kan medføre efterfølgende krav om efterbetaling eller tilsynsmæssige reaktioner.
Opt-out af 48-timersreglen
Loven giver mulighed for at fravige 48-timersreglen via kollektive aftaler indgået af de mest repræsentative parter. Inden for et overenskomstområde kan arbejdsgiver og medarbejder herefter indgå en individuel opt-out, hvor medarbejderen samtykker til en gennemsnitlig arbejdstid over 48 timer.
Opt-out er begrænset til medarbejdere omfattet af overenskomstbestemmelser om rådighedsvagt, der udfører samfundskritiske funktioner, eksempelvis i sygehusvæsenet eller forsyning. Som udgangspunkt må gennemsnittet ikke overstige 60 timer pr. uge over en referenceperiode, der kan forlænges af objektive og tekniske grunde i overenskomsten. Overenskomstparterne kan fastsætte højere grænser, hvis øvrige beskyttelseskrav er opfyldt. Medarbejderen kan til enhver tid tilbagekalde samtykket med rimeligt varsel uden negative konsekvenser.
Arbejdsgivere bør planlægge implementeringen i god tid og sikre sammenhæng med eksisterende politikker og databeskyttelseskrav, herunder behandlingsgrundlag og slettefrister ved registrering af arbejdstid:
- Vælg og konfigurér et IT-baseret tidsregistreringssystem, der er objektivt, pålideligt og tilgængeligt.
- Opdater ansættelseskontrakter og personalehåndbog, herunder eventuelle undtagelser og opt-out procedurer.
- Inddrag medarbejderrepræsentanter og tilpas processer til overenskomstens rammer.
- Gennemfør GDPR-review af opbevaringsperioder, adgangsstyring og oplysningspligter.
